平成27年春期試験午後問題 問6
問6 プロジェクトマネジメント
プロジェクトにおけるコミュニケーションの計画に関する次の記述を読んで，設問1，2に答えよ。
B社で立ち上げた社内システムの刷新プロジェクトでは，関係者間における情報の配布を考慮したコミュニケーションの計画を立案することにした。関係者とは，B社の情報システム部及びベンダL社である。このプロジェクトは，作業を効率よく進めることを目的に，プロジェクトマネージャ(以下，PMという)を頂点とするプロジェクト体制を構築することにした。また，計画段階における認識のずれを防止するために，社内の各業務の主管部門の要求事項を，システム化対象の機能要件として，プロジェクト計画書に盛り込むことにした。プロジェクトの体制を，図1に示す。
〔各チームの構成〕
〔コミュニケーションの計画の説明〕
プロジェクト計画書に記載されているコミュニケーションの計画の一部を，図2に示す。
B社で立ち上げた社内システムの刷新プロジェクトでは，関係者間における情報の配布を考慮したコミュニケーションの計画を立案することにした。関係者とは，B社の情報システム部及びベンダL社である。このプロジェクトは，作業を効率よく進めることを目的に，プロジェクトマネージャ(以下，PMという)を頂点とするプロジェクト体制を構築することにした。また，計画段階における認識のずれを防止するために，社内の各業務の主管部門の要求事項を，システム化対象の機能要件として，プロジェクト計画書に盛り込むことにした。プロジェクトの体制を，図1に示す。
- Xチームは，社内システムの処理Xを担当する情報システム部員で構成される。
- Yチームは，社内システムの処理Yを担当する情報システム部員で構成される。
- Zチームは，社内システムの処理Zを担当するベンダL社の社員で構成される。
- 各チームのメンバーは，チームリーダー(以下，TLという)と担当者から構成される。各チームのメンバーの人数を，表1に示す。
プロジェクト計画書に記載されているコミュニケーションの計画の一部を，図2に示す。
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設問1
定期的に開催されるプロジェクト会議のプロジェクト会議議事録(以下，議事録という)を配布する際のルールについて，PMが行った検討作業に関する次の記述中の に入れる適切な答えを，解答群の中から選べ。
〔PMが行った検討作業〕
コミュニケーションの計画に定められた方法に従って，情報をより正確に配布できるルールの検討に当たり，コミュニケーションを取る関係者間の関係の数を明らかにした。関係の数は，ある作業において，コミュニケーションを取る二者間の関係を1と数えて，作業の関係者間の全ての関係を数えたものである。関係の数の例を，図3に示す。
〔PMが行った検討作業〕
コミュニケーションの計画に定められた方法に従って，情報をより正確に配布できるルールの検討に当たり，コミュニケーションを取る関係者間の関係の数を明らかにした。関係の数は，ある作業において，コミュニケーションを取る二者間の関係を1と数えて，作業の関係者間の全ての関係を数えたものである。関係の数の例を，図3に示す。
- 議事録は，aが配布する。議事録の配布の頻度は，定期的に開催されるプロジェクト会議の開催頻度から月b回となる。議事録の配布については，各チームのTLを議事録の配布の窓口とし，TLから担当者に配布する方法(以下，方法①という)と，aから全チームのメンバーに直接配布する方法(以下，方法②という)を検討した。方法①の場合，議事録を配布するための関係の数は，aと各チームのTLの間の数と，各チームのTLと担当者の間の数との合計なので，cとなる。方法②と比較して，関係の数はdが，各チーム内でTLが窓口として担当者を束ねることになるので，コミュニケーションを密に取ることができる。そこで，方法①を選択することにした。
- 方法①で，議事録の内容が配布先に確かに伝わったことを確認し，その報告の履歴を残すために，配布先の全てのTLに，eよう指示することにした。
a に関する解答群
- PM
- XチームのTL
- YチームのTL
- ZチームのTL
b に関する解答群
- 2
- 6
- 12
- 14
c に関する解答群
- 3
- 6
- 12
- 24
d に関する解答群
- 多い
- 少ない
- 変わらない
e に関する解答群
- TLが担当者全員から内容を確認した旨の電子メールを受け，TLからPMに口頭で報告する
- TLが担当者全員から内容を確認した旨の電子メールを受け，TLからPMに電子メールで報告する
- メンバーが，内容を確認した旨を直接PMに電子メールで報告する
解答選択欄
- a:
- b:
- c:
- d:
- e:
- a=ア
- b=エ
- c=ウ
- d=ウ
- e=イ
解説
〔aについて〕図2のプロジェクト管理文書の計画を見るとプロジェクト会議議事録の管理者はPMになっていて、欄外の注記に「プロジェクト管理文書の登録及び配布，並びに配布した履歴の保管は，管理者が行う」と記載されています。
この2つの記述から議事録の配布はPMが行うことがわかります。
a＝ア：PM
〔bについて〕
図2のプロジェクト会議の計画を見ると、全体進捗会議が月に2回、チーム進捗会議がそれぞれのチームごとに月4回開催されることがわかります。
チームはX，Y，Zの3グループなので、1か月に開催されるプロジェクト会議の総数は、
2＋4×3＝14(回)
b＝エ：14
〔cについて〕
関係の数はPMと各チームのTLの間の数と、各チームのTLと担当者の間の数との合計です。TLは3人、3チームに所属する担当者の合計は9人なので、
3＋9＝12(関係)
設問の例に習って方法①での関係を図で表すと以下のようになります。
c＝ウ：12
〔dについて〕
方法②ではPMから全チームのメンバーに直接配布する方法です。この方法ではPMと各メンバーが直接のコミュニケーションをとるので関係の数は、全チームのメンバー数(全チームのTLと担当者を合わせた人数)と同じ12になります。
したがって、関係の数は方法①と方法②で変わりません。
d＝ウ：変わらない〔eについて〕
選択された方法①に則った方式であるか、及び、報告の履歴が残るかが注目するポイントとなります。
- TLからPMへの報告が口頭であり、PMへの報告の履歴が残らないため不適切です。
- 正しい。方法①に則りTLが担当者－PM間の窓口になっていること、及び、それぞれの報告で履歴として残る電子メールを使用しているので適切です。
- PMと担当者がTLを介さずに直接コミュニケーションを行っているので不適切です。
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設問2
設計工程の状況に基づく，グループウェア(以下，GWという)の導入についての記述中の に入れる適切な答えを，解答群の中から選べ。
〔設計工程の状況とGWの導入について〕
設計工程の進行に伴い，各チームの進捗に遅延が発生し始めた。原因は，各チームの担当者が，出席を要請されている設計検討会に十分に参加できていないことと，プロジェクト関係者間の情報流通が悪いことであった。
PMは，メンバーのスケジュールを確保した上で今後の設計検討会を実施するとともに，プロジェクト関係者間の情報流通を改善することに着手した。情報流通として，プロジェクト計画書の配布先が原因となり，システム化対象の機能要件を十分に確認しないまま設計したことと，機能要件の変更がメンバーに伝わっていない場合があることに問題があると分析している。解決に向け，GWの導入を踏まえた検討を行った。
プロジェクト計画書については，現状では配布先が限定されているので，GW導入後の配布先をfとした。プロジェクト管理文書の配布に関するGWの設定ルールの検討結果を表2に整理した。
〔設計工程の状況とGWの導入について〕
設計工程の進行に伴い，各チームの進捗に遅延が発生し始めた。原因は，各チームの担当者が，出席を要請されている設計検討会に十分に参加できていないことと，プロジェクト関係者間の情報流通が悪いことであった。
PMは，メンバーのスケジュールを確保した上で今後の設計検討会を実施するとともに，プロジェクト関係者間の情報流通を改善することに着手した。情報流通として，プロジェクト計画書の配布先が原因となり，システム化対象の機能要件を十分に確認しないまま設計したことと，機能要件の変更がメンバーに伝わっていない場合があることに問題があると分析している。解決に向け，GWの導入を踏まえた検討を行った。
プロジェクト計画書については，現状では配布先が限定されているので，GW導入後の配布先をfとした。プロジェクト管理文書の配布に関するGWの設定ルールの検討結果を表2に整理した。
f に関する解答群
- 全チームの担当者
- 全チームのメンバー
g に関する解答群
解答選択欄
- f:
- g:
- f=イ
- g=ウ
解説
〔fについて〕設問に「プロジェクト計画書の配布先が原因となり…」という記述があるので、図2のプロジェクト計画書の配布先を見ると以下のように「全チームのTL」となっています。
f＝イ：全チームのメンバー
〔gについて〕
前述の図2内の注記では、プロジェクト管理文書の登録・配布は管理者が行うと規定されています。
プロジェクト会議議事録は管理者がPM、配布先は全チームのメンバーなので、PMには登録・配布の権限(●)を、その他のメンバーには参照権限のみ(○)を付与すればよいことになります。
したがって適切な設定は「ウ」です。
g＝ウ
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